Рекомендации по экономии бюджета

• ​Оформлять билеты заранее выгоднее чем за 1-2 дня до поездки.
• Не фиксируйте строго даты поездок, а задайте интервал в 1 – 2 дня, чтобы сравнить и выбрать наиболее экономный вариант.
• Поездки в ключевые даты, как правило, всегда дороже: праздничные дни, каникулы, выставки, конференции, спортивные мероприятия и тп.
• Если есть четкая уверенность в командировке, то рекомендуется приобретать самые экономичные невозвратные тарифы. Это существенно экономит деньги компании.
• Используйте лоу-кост авиакомпании на небольших расстояниях (до 4 часов). Процент задержек или отмены рейсов небольшой, а цены значительно ниже. Самое главное не стыковать пересадки лоу-кост авиакомпаний с регулярными рейсами.
• Используйте рейсы с пересадками, они могут быть дешевле прямых рейсов на порядок. При этом важно, чтоб любые пересадки были выписаны одним билетом, плюс необходимо убедится у тревэл агента, что багаж будет зарегистрирован до пункта назначения и не потребуется транзитная виза.
• Обязательно надо сравнить стоимость раздельных билетов и тарифов туда-обратно одним билетом. На нашем внутреннем рынке цены могут различаться, в частности, в пользу двух отдельных билетов. Так же это правило может работать для поездок из нескольких сегментов.
• Обращайтесь за консультацией к специалистам по бронированию. Они работают с тарифами и авиакомпаниями каждый день, имеют больше опыта и контактов в индустрии, существенно экономят Ваше время и сбор, который они берут, будет ничтожен с размером полученной экономии. Плюс специалисты сопровождают Вас до конца поездки и не оставляют один на один с перевозчиком или гостиницей в случае, если что-то пойдет не так.

Рекомендации по предотвращению мошенничества при организации командировок

• Любая заявка на командировку должна быть авторизована вышестоящим менеджером. Не важен сам способ авторизации – по электронной почте, через встроенную систему авторизации или авторизацией на бумажном носителе, но факт наличия авторизации должен присутствовать в любом случае. Отсутствие контроля при размещении заявок приводит к дополнительным расходам для компании, в некоторых случаях суммы могут быть более чем значительными.
• Введение нескольких этапов авторизации командировок, например, линейного менеджера и финансового контролера, сводит на нет любые возможные варианты договорённости на уровне сотрудников, и оставляет только реальные поездки по делам компании.
• Размещение заявок на командировку должно быть только в письменном виде или через сайт поставщика, чтобы избежать любого недопонимания и получения фиксированного предложения по стоимости. Есть опыт предоставления предложений в PDF формате, чтоб так же избежать возможных корректировок по датам, условиям или стоимости.
• При выборе размещения заявок по электронной почте важно зафиксировать домен, с которого могут приходить заявки на командировки. Не рекомендуется размещение заявок с публичных доменов Яндекса или Gmail. При отсутствии доступа к корпоративной почте, заявка должна быть скопирована или подтверждена корпоративным адресом коллеги, либо необходимо заранее обговорить Пароль для размещения заявок иным способом.
• Закрывающие/отчетные документы по итогам командировки должны быть только от авторизованного турагентства, которое прошло Тендер, и было выбрано в соответствии с политикой компании. Любые документы из “сторонних” агентств (либо неизвестных гостиниц) могут не соответствовать требованиям бухгалтерии, содержать заложенный “лишний интерес”, или быть вымышленными документами.
• Любое вознаграждение за услуги должно быть в виде фиксированной ставки. Наличие процентного вознаграждение может “влиять” на стоимость услуг и быть частью чьей-либо заинтересованности. Размер вознаграждения за оказанные услуги должен быть четко прописан в договоре.
• Необходимо отслеживать предоставление консолидированных отчетов по всем заказанным услугам. Эти отчеты позволяют следить за бюджетом на командировки по итогам месяца/квартала (так же есть возможность ставить лимит в месяц на расходы у многих агентств) и при наличии показателя “Упущенная экономия” по сотрудникам отслеживать насколько услуги заказываются в рынке по стоимости и по действительно минимальным тарифам.